Wat zijn de boekhoudverplichtingen van een BV?

Een BV is verplicht een administratie bij te houden die een getrouw beeld geeft van de financiële positie (art. 2:10 BW). Dit omvat: grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie, voorraadadministratie (indien van toepassing), loonadministratie en de jaarrekening. De jaarrekening moet binnen 8 dagen na vaststelling worden gedeponeerd bij de KvK, uiterlijk 13 maanden na het boekjaar.

Hoe lang moet een DGA de boekhouding bewaren?

De wettelijke bewaarplicht voor boekhoudkundige gegevens is 7 jaar. Voor onroerend goed gerelateerde stukken geldt een bewaarplicht van 10 jaar. De bewaarplicht geldt ook voor digitale administratie.

Kan ik als DGA mijn eigen boekhouding doen?

Ja, dat is wettelijk toegestaan. De dagelijkse boekhouding kunt u zelf uitvoeren met een boekhoudpakket. De jaarrekening en VPB-aangifte zijn technisch complex en worden in de praktijk bijna altijd door een accountant of administratiekantoor verzorgd.

DGA Boekhouding 2026 | Verplichtingen, bewaarplicht en boekhoudpakket

Wettelijke verplichtingen boekhouding BV

Iedere BV is op grond van artikel 2:10 van het Burgerlijk Wetboek verplicht een administratie bij te houden die een getrouw beeld geeft van de financiële positie. De wet schrijft niet precies voor hóe u dit doet, maar wel wát de administratie minimaal moet bevatten.

Verplichte onderdelen van de administratie:

Grootboek — overzicht van alle debiteuren en crediteuren
Inkomsten en uitgaven — alle facturen, bonnen en bankafschriften
Loonadministratie — salarisstroken, loonheffingsaangiften (zie ook DGA salarisadministratie)
Btw-administratie — indien btw-plichtig: in- en verkoopfacturen per tijdvak
Jaarrekening — verplichte jaarlijkse afsluiting (zie hieronder)

Wettelijke grondslag: art. 2:10 BW (administratieplicht) · art. 2:394 BW (deponeringsplicht) · art. 52 AWR (fiscale bewaarplicht).

Jaarrekening en deponering bij KvK

Een BV is verplicht jaarlijks een jaarrekening op te stellen. De jaarrekening bestaat minimaal uit een balans en een winst-en-verliesrekening. Voor kleine BV's (omzet < €12 miljoen, balanstotaal < €6 miljoen, minder dan 50 medewerkers) geldt een vereenvoudigd regime.

Stap	Uiterste datum	Toelichting
Opstellen jaarrekening	Binnen 5 maanden na boekjaar	Dus uiterlijk 31 mei voor een boekjaar dat eindigt op 31 december
Vaststelling door aandeelhouders	Binnen 8 maanden na boekjaar	Als enig aandeelhouder-DGA stelt u zelf vast
Deponering KvK	Binnen 8 dagen na vaststelling	Uiterlijk 13 maanden na boekjaar als absolute grens

Let op: te late deponering is een economisch delict en kan leiden tot bestuurdersaansprakelijkheid bij een later faillissement. De KvK stuurt geen herinneringen.

Bewaarplicht

De fiscale bewaarplicht (art. 52 AWR) verplicht u alle boeken, bescheiden en andere gegevensdragers 7 jaar te bewaren. Voor gegevens die betrekking hebben op onroerend goed geldt een bewaarplicht van 10 jaar.

Type document	Bewaartermijn
Facturen (in- en verkoop), bankafschriften, bonnen	7 jaar
Jaarrekeningen, aangiften VPB, btw, loonheffing	7 jaar
Arbeidsovereenkomsten, pensioenpolissen	7 jaar na einde dienstverband
Onroerend goed (huurcontracten, aktes, btw-opties)	10 jaar
Notariële aktes, statuten, aandeelhoudersbesluiten	Permanent bewaren

De bewaarplicht geldt ook voor digitale administratie. Digitale bestanden moeten leesbaar en reproduceerbaar zijn gedurende de hele bewaartermijn. Een gescande bon heeft dezelfde bewijswaarde als het origineel, mits de scan volledig en ongewijzigd is.

Boekhoudpakket kiezen

Voor de dagelijkse administratie van een BV zijn diverse boekhoudpakketten beschikbaar. De keuze hangt af van uw omvang, technische kennis en budget.

Pakket	Geschikt voor	Prijs (indicatie/mnd)
Moneybird	Kleine BV, weinig transacties, zelf boekhouden	€15–€35
Exact Online	Groeiende BV, samenwerking met accountant	€30–€80
Twinfield	Middelgrote BV, complexere structuren	€40–€100
Snelstart	DGA die zelf wil boekhouden, eenvoudig	€10–€30
AFAS	Grotere organisaties, geïntegreerde HRM	Op aanvraag

Kies bij voorkeur een pakket dat uw accountant of administratiekantoor ook gebruikt — dit vergemakkelijkt de samenwerking en voorkomt dubbel werk bij de jaarafsluiting.

Kan ik de boekhouding zelf doen als DGA?

Ja, dat is wettelijk toegestaan en voor eenvoudige BV's ook praktisch haalbaar. Maak daarbij onderscheid tussen de onderdelen:

Onderdeel	Zelf doen?	Toelichting
Facturen boeken, bankafschriften verwerken	✓ Ja	Goed te doen met een modern boekhoudpakket
Btw-aangifte indienen	✓ Ja	Via de meeste pakketten direct in te dienen bij BD
Salarisstroken en loonaangifte	⚠️ Beperkt	Technisch complex; foutmarge is fiscaal risicovol (zie salarisadministratie)
Jaarrekening opstellen	✗ Risicovol	Vereist kennis van BW2-normen; fouten leiden tot deponeringsrisico's
VPB-aangifte indienen	✗ Risicovol	Complexe regelgeving; fouten leiden tot naheffingen en boetes

Praktische aanbeveling: doe de dagelijkse boekhouding zelf (bespaart €1.000–€3.000/jaar), maar laat de jaarrekening en VPB-aangifte over aan een accountant of administratiekantoor. Dit geeft zekerheid en is fiscaal aftrekbaar als bedrijfskosten van de BV.

Wat kost een boekhouder of accountant voor een BV?

De kosten variëren sterk afhankelijk van de omvang van de BV, het aantal transacties en het niveau van dienstverlening.

Dienst	Indicatieve kosten per jaar
Volledige boekhouding uitbesteden (kleine BV)	€3.000 – €6.000
Alleen jaarrekening + VPB-aangifte (u doet dagelijks zelf)	€1.200 – €2.500
Loonadministratie DGA	€300 – €800
Btw-aangiften (per kwartaal)	€200 – €600

Alle accountants- en administratiekosten zijn aftrekbaar als bedrijfskosten van de BV en verlagen daarmee de belastbare winst.

Veelgestelde vragen

Moet een kleine BV een accountantscontrole laten uitvoeren?+

Nee. Kleine BV's (die voldoen aan minimaal twee van de drie grenzen: omzet < €12 mln, balanstotaal < €6 mln, minder dan 50 medewerkers) zijn vrijgesteld van de verplichte accountantscontrole. De jaarrekening moet wel worden opgesteld en gedeponeerd.

Mag ik bonnen inscannen en de papieren originelen weggooien?+

Ja, de Belastingdienst accepteert digitale kopieën als de scan volledig en ongewijzigd is, tijdig is gemaakt en gedurende de bewaartermijn toegankelijk blijft. Gebruik hiervoor een betrouwbare scan-app of uw boekhoudpakket. Voor specifieke documenten (notariële aktes, handtekeningvereiste stukken) raadpleeg uw adviseur.

Wat is het verschil tussen een administratiekantoor en een accountant?+

Een administratiekantoor verzorgt dagelijkse boekhouding, btw-aangiften en loonadministratie. Een accountant (RA of AA) is aanvullend bevoegd om jaarrekeningen samen te stellen of te controleren en heeft een wettelijke beroepsaansprakelijkheid. Voor kleine BV's is een administratiekantoor voor de dagelijkse zaken vaak voldoende; voor de jaarrekening en VPB-aangifte is een accountant of fiscalist aan te raden.

Moet ik btw-aangifte doen als DGA?+

Dat hangt af van de activiteiten van uw BV. Als uw BV btw-belaste prestaties verricht (de meeste ondernemingen), doet de BV btw-aangifte — per maand, kwartaal of jaar, afhankelijk van de omvang. Het DGA-salaris zelf is geen btw-belaste prestatie.

Bronnen: Burgerlijk Wetboek art. 2:10, 2:394 · Algemene Wet inzake Rijksbelastingen art. 52 · Belastingdienst.nl · RJ (Raad voor de Jaarverslaggeving).